RÉSUMÉ
Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels internes et externes et les filtrer. Fixer des rendez-vous pour le service, les prestataires de services, les fournisseurs et les clients. Tenir et mettre à jour les dossiers des fournisseurs et des clients.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Administration régionale de la flotte
- Tenir à jour les dossiers des véhicules conformément aux exigences gouvernementales pour assurer un suivi adéquat.
- Tenir à jour les dossiers des conducteurs conformément à la politique de flotte de Nors Construction Équipement
- Émettre des bons de commande à l'intention des fournisseurs pour l'entretien des véhicules lorsque la carte de flotte n'est pas utilisée.
- Suivi de l'utilisation mensuelle des kilomètres par camion
- Veiller à ce que les amendes relatives aux véhicules soient payées par l'employé
- Aider à la commande de véhicules (collecte d'informations, coordination avec le fournisseur du parc automobile).
- Administrer le système GPS sur les camions de service, créer des utilisateurs et les aider à utiliser le système, rapprocher et coder les factures trimestrielles.
- Tenir à jour la liste des véhicules de service et obtenir les plaques d'immatriculation annuelles.
Administration régionale de Caretrack/Activecare Direct
- Introduire les machines dans le système Caretrack au moment de l'inspection avant expédition et s'assurer que la machine est configurée à 100 %.
- Mettre en place et maintenir des utilisateurs - internes et externes
- Créer un contrat Caretrack dans SAP et joindre le contrat signé
- Envoyer le contrat Activecare Direct à un contact chez Volvo au moment de l'inspection périodique et de la vente de la machine.
- Analyser la liste des machines actives et s'assurer que les clients sont facturés pour les services dont la période de gratuité a expiré.
- Travailler avec le directeur des ventes et le responsable du support produit pour déterminer quelles machines doivent être supprimées du système une fois que la période de gratuité a expiré.
Administration des contrats de maintenance régionaux
- Créer des contrats dans SAP et joindre la feuille de travail et le contrat signé
- Enregistrement des nouvelles machines vendues dans le RMA (système Volvo), informer le service des ventes pour les machines qui sortent pour la première fois en location.
- Obtenir mensuellement les relevés des compteurs horaires actuels auprès des services télématiques ou du client.
- Créer des documents de facturation mensuels pour chaque contrat
- Soumettre les factures aux clients pour les commandes selon les exigences du client, une fois reçues, les ajouter aux factures, informer le département des comptes et soumettre le paiement au client.
- S'assurer que les contrats expirés sont définitivement facturés et complétés dans le système.
- Facturer aux clients les outils techniques utilisés pour le service de suivi des soins
Soutien à l'administration des services
- Aider à la formation des nouveaux administrateurs de services
- Contrôler le contrat de service pour la machine vendue au client afin de maintenir le service des machines sur une base mensuelle.
- Assister Succursales lorsque les administrateurs sont en vacances
- Assurer la couverture des vacances pour la réception à Mississauga
- Programmer les techniciens de terrain en dehors des heures de travail pour répondre aux appels des clients la nuit et résoudre leurs problèmes avec les machines.
- Produire des relevés mensuels des commissions de la RSE pour les soumettre au service comptable en vue du paiement.
- Produire des commissions pour le département des ventes aux clients des pièces détachées, trimestriellement
Administration régionale de la garantie
- Examiner les rapports bihebdomadaires sur l'ancienneté reçus du département des finances pour s'assurer que les demandes de remboursement sont payées en temps voulu.
- Travailler avec les gestionnaires de Succursale pour s'assurer que les réclamations contestées sont traitées et que les informations manquantes sont soumises au vendeur pour paiement.
- Exécuter et analyser le rapport mensuel sur les dépenses et les recouvrements le deuxième jour du mois et justifier les écarts supérieurs à 1 000 dollars.
LES COMPÉTENCES DE BASE :
- Connaissance et expérience du marché local
- Excellentes compétences en matière de gestion d'équipe et de leadership
- Doit être en mesure de voyager lorsque cela est nécessaire
- De solides compétences informatiques - Microsoft Office Suite
- Connaissance pratique de l'industrie des équipements lourds
- Une expérience éprouvée
- Expérience en matière d'entretien et de réparation
- Expérience dans la gestion des pièces détachées et des stocks
- Expérience en logistique
ÉDUCATION/FORMATION :
- Diplôme d'études supérieures en commerce
LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ :
Nous attendons de tous les employés de Nors Construction Équipement ST qu'ils effectuent leur travail en toute sécurité, qu'ils respectent toutes les politiques de sécurité de Nors Construction Équipement ST et qu'ils signalent toutes les conditions dangereuses et les procédures de travail non sécurisées. En outre, les employés de Nors Construction Équipement ST devront signaler tous les incidents, accidents et accidents évités de justesse conformément aux politiques de l'entreprise.
Nors Construction Équipement ST est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et s'engage à promouvoir la diversité et l'intégration sur le lieu de travail. Nous reconnaissons nos obligations et nos responsabilités en tant qu'employeur et encourageons les candidatures de tous les candidats qualifiés, y compris les membres des minorités visibles.
Nors Construction Équipement ST s'efforcera de répondre aux besoins des personnes handicapées au cours des processus de recrutement et d'évaluation. Si des aménagements sont demandés, Nors Construction Équipement ST consultera le candidat et prendra les dispositions nécessaires pour fournir des aménagements adaptés qui tiennent compte des besoins du candidat.
